Il dinamismo nei criteri di ricerca dei documenti, dovuto alla sempre maggior efficienza richiesta dai ritmi imposti dal mercato, deve potersi appoggiare su una struttura di archiviazione delle pratiche e dei documenti organizzata al fine di adattarsi alle continue evoluzioni che l’attività richiede.
Tale richiesta di flessibilità si traduce nella necessità di utilizzare gli strumenti informatici più appropriati, superando il concetto di archiviazione tradizionale, per avvicinarsi a criteri più attuali.
Qualunque azienda, pubblica o privata, infatti, prescindendo dal campo in cui operi, deve rendersi conto del ruolo vitale che riveste la corretta archiviazione dei documenti prodotti dalla propria attività; una maggiore comprensione delle problematiche ad essa connesse non può che tradursi in una migliore organizzazione del lavoro.
Uno dei valori fondamentali dell’archiviazione è di conservare e organizzare i documenti il cui valore intrinseco è sottinteso nella necessità di una loro archiviazione. La conservazione dei documenti deve essere uno degli obiettivi primari, così come lo è il loro reperimento e una loro consultazione: in altre parole, “la loro organizzazione”.
Demax è specializzata nella custodia e nella gestione di documentazione sanitaria e/o amministrativa a favore di Enti Ospedalieri Pubblici e Privati ed è, inoltre, in possesso dell’autorizzazione alla custodia e movimentazione di documenti “classificati” coperti da Segreto di Stato.
Le principali categorie di documenti da noi gestite sono: cartelle cliniche, referti di p.s., lastre radiografiche, ricette farmaceutiche, impegnative varie, documenti amministrativi, documenti fiscali, altra documentazione cartacea.
La gestione documentale è affidata a software di archiviazione che permettono di acquisire, organizzare, archiviare e distribuire i documenti con processi automatici riducendo al minimo il transito di carta, controllando il flusso dei documenti, snellendo enormemente i processi aziendali, con un conseguente incremento della produttività. La Demax ha sviluppato, grazie alle competenze acquisite nella gestione degli archivi documentali, un proprio software integrato di gestione documentale (catalogazione informatica, acquisizione ottica ed interfaccia web) e logistica che soddisfa tutte le esigenze di servizio particolari dei nostri clienti, con un’architettura scalabile in relazione alle nuove ed eventuali necessità emergenti in fase di acquisizione di nuove commesse. Il sistema informativo garantisce la corretta creazione e gestione dinamica degli archivi cartacei, quali cartelle cliniche, lastre radiografiche, ricette farmaceutiche e documenti sanitari e amministrativi in genere, con il corretto supporto digitale.
